最近ではOutlookやGmailなど、フリーメールと呼ばれる自由に誰でも利用できるメールシステムを様々な目的で利用すると言う人が少なくありません。これらには有料オプションも用意されていますが基本的には無料でアカウント登録やその利用ができるほか、メール送信を行うことができるので非常に便利に利用することができるものとなっているのが特徴です。これをビジネスの目的で利用すると言う人も増えており、特に外出先から送信する場合などは社内のシステムを利用しなくても効率的に利用できることから、自分の本来の社内のものとは異なるサブ的な扱いを行うと言うケースも多くなっています。
しかしこれらのサーバーは無料で利用している場合にはその容量が少なく、定期的に確認をしないとすぐに溢れてしまうと言うのが欠点です。無料で展開していることから一人ひとりの容量を比較的小さく設定していると言う理由もあり、万が一溢れてしまった場合には新たなメールを受け取ることができないため、十分に注意をしなければなりません。特にビジネス目的で使用している場合には様々なメールが知らないうちに到着していると言うことも多く、また大容量の添付ファイルが添付されていることも多いため、定期的にチェックを行うことが必要なポイントとなります。
OutlookやGmailは基本的にはWebシステムを利用してその状態を確認することができることが特徴となっており、またこの仕組みを利用することで様々な管理を行うことができるのがポイントとなっています。容量の確認やフォルダーを作成しそれぞれを振り分けるなどの作業も行えるため、この機能を効率的に利用することでプライベートだけでなくビジネス目的でも効率的に利用することができます。送信元でフォルダを分類することで効果的にビジネス対応を行うことができるほか、様々な仕分けを行うこともできるので非常に効果的に利用することができるのが特徴です。
容量管理もスムーズに行うことができるので、これを定期的に確認し万が一その容量が不足している場合には余分なものを消去して容量を広げるか、もしくは有料サービスを利用してこれを大きくすることが可能です。
OutlookやGmailは基本的にはWebシステムを利用してアクセスをし管理することが一般的ですが、スマートフォンなどで利用する場合にはpopの仕組みを利用して定期的にその状況を確認することもできます。これを利用すると外出先でこれらのサイトにアクセスをしなくてもその内容を確認できるので、非常に便利なものとなっています。