インターネット上でメールの送信や受信を行う為には、専用ソフトを利用してサーバーに処理を依頼しなければなりません。このメカニズムは、郵便物の投函から配達完了までの流れに置き換えて説明できます。具体的には、専用ソフトが郵便ポスト、サーバーが郵便局としての役割を担っていて、郵便ポストに投函された郵便物を郵便局で取り集めて、仕分けや分類を行った後に配達を行うという流れに当てはまります。つまり、予め定められたルールに従って手続きを踏まなければ、きちんと相手先に届きません。このルールに該当するのが通信プロトコルで、メールの送信や受信によって発生する通信データがサーバー上で正しく処理されるようにする為の枠組みとして位置付けられています。更に、DNSという仕組みを加えることで処理の効率性や確実性を高めて、安心してインターネットを利用できる環境を整えています。
通信プロトコルには、送信用のSMTP、受信用のPOPとIMAPがありますが、POPとIMAPの大きな違いは、POPは端末にダウンロードして閲覧する方式で、IMAPはインターネットを介して閲覧する方式という点です。POPのメリットは、オフラインの状態でも閲覧できることで、デメリットは、端末の使用状況によってはデータ漏洩される可能性を秘めていることです。また、IMAPのメリットは、端末にデータが残らないことで、デメリットは、オンライン状態でないと閲覧できないことです。このことから、メールを受信する際、通信プロトコルの特性を正確に把握し、使用環境やセキュリティ面を考慮した上で専用ソフトの設定を行うことが必要です。
メールを送信する際、専用ソフトは指定されたメールアドレスを頼りにしてDNSサーバーにIPアドレスを問い合わせた後、そのIPアドレスに向けてSMTP通信を行います。アドレスの中のドメイン情報には、どの国や地域に属するかという部分が含まれていますので、郵便のメカニズムに置き換えて説明すると、DNSサーバーは郵便番号を探し出す役割を担っていると言えます。最近では、誤送信を未然に防いでくれたり、受信の際に誤動作を招くような仕掛けに引っ掛からないように強く注意を促してくれる専用ソフトが提供されていますが、機能を十分に発揮させる為には、メカニズムやプロトコルを理解し、環境設定で補う部分と端末等の使用環境に応じた運用面で補う部分とのバランスを考慮しなければなりません。